Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la communication par courriel est devenue essentielle pour maintenir et développer des relations avec les clients et les collègues. Les mails de relance sont utilisés pour rappeler à un contact une proposition ou une action en attente. Pour qu’un mail de relance soit efficace, il doit être bien formulé et envoyé au bon moment. Cet article explore les meilleures pratiques pour rédiger un mail de relance qui capte l’attention du destinataire.
Comprendre l’objectif d’un mail de relance
Avant de se lancer dans la rédaction d’un email de relance, il est important de comprendre son objectif principal. En général, ces messages cherchent à raviver l’intérêt d’un prospect, obtenir une réponse suite à un entretien, ou encore rappeler une tâche ou une échéance oubliée. Savoir exactement ce que vous attendez du destinataire permet de structurer correctement votre message et d’atteindre votre but.
L’importance du timing
Envoyer un mail de relance au bon moment augmente vos chances de recevoir une réponse favorable. Par exemple, si vous suivez un entretien avec un prospect, attendre trois à cinq jours avant d’envoyer votre message garantit que votre communication reste fraîche dans son esprit sans sembler pressant. En revanche, pour des rappels liés à des tâches ou échéances professionnelles, un délai de 24 à 48 heures peut être plus approprié afin de montrer votre sérieux et engagement envers la mission en cours.
Rédiger un objet accrocheur
L’objet du mail est la première chose que le destinataire voit. Un sujet bien choisi attire l’attention et incite à ouvrir le message. Pour cela, un objet doit être clair, précis et donner un aperçu immédiat du contenu du mail. Par exemple, « Suivi de notre rendez-vous du [date] » ou « Rappel : Proposition de collaboration ». Évitez les objets trop vagues ou génériques tels que « Demande » ou « Rappel ».
Personnalisation et pertinence
Un mail de relance est plus efficace lorsqu’il est personnalisé. Utiliser le nom du destinataire et faire référence à une interaction précédente montre que vous avez pris le temps de rédiger un message spécifiquement pour lui, plutôt que d’envoyer un texte générique. Par exemple, « Bonjour Jean, Suite à notre conversation lors de la conférence X, je souhaitais discuter de notre potentiel partenariat. » Ce type d’approche renforce la pertinence de votre mail.
Structurer le contenu du mail
Une fois l’objet déterminé, la structure du mail joue un rôle clé dans la clarté et l’efficacité de la relance. Plusieurs éléments composent cette structure : l’ouverture, le rappel du contexte, le corps du message, et l’appel à l’action.
Ouverture
Commencez par une salutation polie suivie d’une phrase introductive. Cette ouverture doit établir une connexion positive avec le lecteur. Par exemple, « J’espère que vous allez bien » ou « J’espère que cette semaine a été productive pour vous ». L’ouverture prépare le terrain pour le reste du message.
Rappel du contexte
Le rappel du contexte aide à situer votre mail dans la mémoire de votre interlocuteur. Référez-vous clairement à votre échange précédent ou à la raison de votre premier contact. Exemple : « Je me permets de revenir vers vous concernant notre discussion sur le projet X lors de notre réunion du [date] ». Cette section doit être concise mais suffisamment détaillée pour être significative.
Corps du message
Le corps du message doit aller droit au but. Expliquez brièvement pourquoi vous relancez votre correspondant. Par exemple, « Je voulais voir si vous aviez eu le temps de réfléchir à ma proposition » ou « Avez-vous eu l’occasion de consulter le document que je vous ai envoyé ? ». Soyez direct sans paraître autoritaire, et évitez le jargon complexe qui pourrait rendre votre mail difficile à comprendre.
Appel à l’action clair
Terminez votre mail par une demande spécifique ou une question ouverte qui encourage une réponse. Par exemple, « Pourrions-nous programmer un appel téléphonique pour discuter davantage ? » ou « Pouvez-vous m’informer de vos disponibilités pour une réunion cette semaine ? ». Un appel à l’action clair guide le destinataire vers la prochaine étape attendue.
Précisions additionnelles et options de suivi
Il peut être utile d’offrir plusieurs options pour répondre à votre mail, comme proposer quelques créneaux horaires pour un rendez-vous. Ceci facilite la prise de décision et montre votre flexibilité. Assurez-vous aussi de mentionner comment le destinataire peut entrer en contact avec vous directement si nécessaire, par exemple en laissant un numéro de téléphone.
Politesse et remerciements
La fermeture de votre mail doit rester respectueuse et reconnaissante. Remerciez toujours le destinataire pour son temps et sa considération, même s’il n’a pas encore répondu. Cela laisse une impression positive et professionnelle. Exemple : « Merci d’avance pour votre attention à ce sujet. Bien cordialement, [Votre Nom]. »
Cas pratiques et exemples concrets
Pour mieux illustrer ces principes, voici quelques scénarios concrets où des mails de relance peuvent être utiles.
Relance après une candidature spontanée
« Objet : Suivi de ma candidature chez [Nom de l’entreprise]
Bonjour [Nom], J’ai postulé récemment pour le poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise] et je souhaitais savoir si vous aviez pu examiner ma candidature. Je reste très motivé par cette opportunité et j’aimerais beaucoup échanger davantage sur mes qualifications et mon expérience. Merci de votre retour. Cordialement, [Votre Nom]. »
Relance après une réunion client
« Objet : Suivi de notre réunion du [Date]
Bonjour [Nom], Merci encore pour le temps consacré à notre réunion du [Date]. Suite à nos échanges, je souhaitais vérifier si vous aviez des questions supplémentaires sur notre proposition et voir quelles seraient les prochaines étapes pour avancer ensemble. Seriez-vous disponible pour un appel cette semaine ? Merci de votre retour. Cordialement, [Votre Nom]. »
Relance pour une facture impayée
« Objet : Rappel : Facture n°[Numéro] en attente de règlement
Bonjour [Nom], J’espère que vous allez bien. Je me permets de revenir vers vous concernant la facture n°[Numéro], émise le [Date], qui reste à ce jour impayée. Pourriez-vous s’il vous plaît confirmer la date à laquelle nous pouvons anticiper le paiement ? Merci de votre coopération. Cordialement, [Votre Nom]. »
Relance pour une invitation à un événement
« Objet : Votre présence à l’événement [Nom de l’événement]
Bonjour [Nom], Nous serions ravis de vous compter parmi nous à l’événement [Nom de l’événement] le [Date]. À ce jour, nous n’avons pas encore reçu confirmation de votre part. Pouvez-vous s’il vous plaît nous informer de votre disponibilité ? Merci. Bien à vous, [Votre Nom]. »
Avec ces conseils et ces exemples, vous serez mieux préparé pour rédiger des mails de relance efficaces et adaptés à chaque situation professionnelle.
