Pour beaucoup de professionnels, la première interaction avec des clients potentiels ou des partenaires d’affaires se fait souvent via la messagerie vocale. Une messagerie bien conçue renforce l’image de marque et améliore l’expérience client. Voici 10 idées pour personnaliser votre messagerie vocale professionnelle afin de la rendre plus efficace et engageante.
Utilisez un ton accueillant et chaleureux
Quand quelqu’un contacte votre entreprise par téléphone, il est essentiel que le message soit accueillant et agréable à écouter. Adoptez un ton amical et évitez les phrases trop formelles qui peuvent paraître froides. L’objectif est de créer une connexion humaine dès le premier contact, ce qui donne confiance au client.
Exemples de scripts en utilisant un ton amical
Un exemple pourrait être : « Bonjour, vous avez atteint la messagerie de [Nom de l’entreprise]. Nous sommes actuellement occupés à aider d’autres clients, mais nous tenons à vous répondre rapidement. Veuillez laisser votre nom et numéro, et nous vous rappellerons dès que possible. »
En choisissant ce style de message, vous montrez que chaque appel est important, et cela contribue à bâtir une relation positive avec vos interlocuteurs.
Personnalisation selon les équipes ou départements
Si votre entreprise comporte plusieurs départements, conservez la clarté en personnalisant les messages vocaux pour chaque équipe. Cela permet aux appelants de savoir qu’ils ont joint le bon service et facilite la navigation interne.
Scripts spécifiques aux départements
Pour le service commercial : « Vous avez atteint la messagerie vocale du département commercial de [Nom de l’entreprise]. Nos responsables sont actuellement en conversation, mais laissez-nous vos coordonnées et nous vous contacterons rapidement. »
Pour le service technique : « Bienvenue au support technique de [Nom de l’entreprise]. Tous nos agents sont occupés pour le moment. Merci de laisser votre message détaillé ainsi que vos informations de contact. »
Intégrer une courte description de votre entreprise
Profitez du temps où l’appelant écoute le message pour rappeler brièvement ce que fait votre entreprise. Une description concise peut donner aux nouveaux clients une idée claire de vos services et renforcer l’intérêt des clients existants.
Inclure votre image de marque
« Bonjour, merci d’appeler [Nom de l’entreprise], votre partenaire de confiance pour [brève description des services]. Nous valorisons chaque appel et répondrons à votre message dès que possible. » Faire mention de votre mission ou domaine d’expertise renforce la perception positive de votre entreprise.
Donnez des informations utiles et pratiques
Assurez-vous que votre répondeur fournit des informations concrètes, telles que les horaires d’ouverture, les adresses e-mail alternatives, ou même une redirection vers votre site web pour obtenir plus de détails. Cela aide à gérer les attentes des appelants et peut leur offrir des solutions immédiates sans nécessiter de rappel.
Exemple d’informations pratiques
« Vous avez rejoint [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont ouverts de 9h à 18h du lundi au vendredi. Vous pouvez également nous joindre par email à info@[nomdelentreprise].com. Merci de votre compréhension, et à bientôt. »
Proposez une alternative immédiate
Offrir des options supplémentaires peut réduire l’insatisfaction des clients qui ne désirent pas attendre un retour d’appel. Indiquez si un autre moyen de communication est disponible, comme un chat en direct sur votre site web ou un formulaire de contact.
Exemple d’options supplémentaires
« Si votre demande est urgente, vous pouvez visiter notre site internet www.[nomdelentreprise].com pour discuter avec un conseiller en ligne ou remplir notre formulaire de contact. »
Maintenez la mise à jour de votre répondeur
La messagerie vocale doit refléter les informations actuelles de votre entreprise. Mettez-la à jour régulièrement pour inclure des annonces de produits, changements d’horaires ou fermetures exceptionnelles. Une messagerie périmée peut semer le doute quant à la fiabilité de votre entreprise.
Exemple lors de circonstances particulières
« Bonjour, vous avez atteint [Nom de l’entreprise]. Notez que nos bureaux seront fermés pour les vacances du [dates]. Nous reviendrons le [date] et répondrons à tous les messages à ce moment-là. »
Créer un script professionnel mais personnalisé
Une messagerie vocale monotone peut décourager les appelants. Enrichissez votre script pour qu’il soit à la fois professionnel et légèrement personnalisé. Mentionner des éléments saisonniers ou d’actualité donne un caractère humain à la voix automatique.
Script professionnel adapté
« Bonjour, ici [Votre Nom] de [Nom de l’entreprise]. Merci pour votre appel durant cette saison festive ! Nous sommes momentanément indisponibles, mais laissez un message et nous vous recontacterons dès que possible. »
Enregistrez avec une voix claire et dynamique
La qualité de l’enregistrement est directement liée à l’image perçue de votre entreprise. Utilisez un équipement d’enregistrement de bonne qualité et adoptez un ton clair et dynamique. Évitez les bruits de fond et tenez compte de l’acoustique de la pièce.
Quelques conseils pour un bon enregistrement
Parlez lentement et articulez chaque mot. Respirez profondément avant de commencer pour assurer un ton stable, et faites un essai d’écoute pour détecter tout bruit ou grésillement indésirable. Un message propre et audible communiquera le professionnalisme de votre entreprise.
Ajoutez une touche personnelle ou humoristique
Tout en maintenant un certain professionnalisme, intégrer une touche personnelle ou humoristique permet de se démarquer. Cela rendra votre messagerie mémorable et renforcera la personnalité de votre marque auprès de ceux qui la contactent.
Exemple de touche humoristique
« Bonjour, vous avez rejoint [Nom de l’entreprise]. Nous sommes actuellement en train de rendre le monde meilleur, une tâche à la fois ! Laissez-nous un message et nous vous rappellerons très vite ! » Assurez-vous toutefois que l’humour est approprié à l’image de marque que vous souhaitez véhiculer.
Invitez les appelants à suivre votre entreprise sur d’autres canaux
Utilisez ce créneau pour promouvoir d’autres canaux de communication, tels que les réseaux sociaux ou une newsletter. Cette stratégie multiplie les points de contact potentiels et maintient l’interaction active entre votre entreprise et ses clients.
Exemple d’invitation à suivre d’autres canaux
« Merci pour votre appel à [Nom de l’entreprise]. Pendant que nous revenons vers vous, pourquoi ne pas nous suivre sur Facebook ou Twitter pour connaître nos dernières mises à jour et offres spéciales ? »
Mettre en œuvre ces idées pour personnaliser votre messagerie vocale permettra de renforcer votre image de marque, optimiser l’accueil des clients et dynamiser l’ensemble des interactions téléphoniques de votre entreprise.
